Qué es la nota técnica de un contrato por cápita y cómo sustentarla con costos

En un contrato por cápita, la EAPB paga a la IPS un valor fijo por cada afiliado al mes, a cambio de que la IPS atienda todo lo que ese afiliado necesite dentro del paquete contratado. El riesgo cambia de lado: ya no cobra la IPS por lo que hace, sino que asume el costo de lo que la población demande. La nota técnica es el instrumento que dice si ese valor fijo alcanza.

Qué contiene una nota técnica

Una nota técnica bien hecha responde cuatro preguntas, en este orden:

1. Cuántos son. La población a cargo, por grupo de edad y sexo, tomada de la base de afiliados que la EAPB reconoce (la Liquidación Mensual de Afiliados, que se cruza con la Base de Datos Única de Afiliados de ADRES).
2. Qué se les hace. Las actividades incluidas en el contrato, agrupadas por servicio: consulta, laboratorio, odontología, promoción y mantenimiento, urgencias, procedimientos.
3. Con qué frecuencia. Cuántas veces al año, por cada 100 o 1.000 afiliados, se realiza cada actividad. Es el dato más discutido de la mesa, porque multiplica todo lo demás.
4. Cuánto cuesta cada una. El costo de producción por actividad, con los recursos reales de la IPS: talento humano, insumos, servicios generales, administración.

Población por frecuencia por costo da el costo esperado del contrato. Dividido entre la población y entre doce, da el valor por usuario al mes que la IPS necesita. Ese número, comparado con el que la EAPB ofrece, es la negociación.

Sin sistema de costos, la nota técnica es una opinión

La frecuencia se puede sustentar con los RIPS del año anterior. La población la trae la EAPB. Pero el costo por actividad solo sale de un sistema de costos que distribuya los gastos de la IPS entre centros de costo y servicios. Sin él, la IPS llega a la mesa con una tarifa de referencia (SOAT, ISS, un manual cualquiera) que no tiene relación con lo que de verdad le cuesta atender.

Un sistema de costos por unidades funcionales, como el que define la Resolución 1474 de 2009 para las entidades públicas, organiza la IPS en centros de costo, distribuye los costos indirectos y llega al costo unitario por servicio CUPS. Ese costo, multiplicado por las frecuencias, es el soporte de la nota técnica. Y es el mismo costo que sirve para responder glosas de tarifa y para decidir qué servicios conviene prestar y cuáles no.

Los errores que más cuestan en la mesa

• Usar la población contratada en lugar de la reconocida. Si la EAPB paga por 9.000 usuarios y la IPS atiende 10.000 porque la base no está conciliada, la cápita real por usuario es un 10 % menor de lo que dice el contrato.
• Aceptar las frecuencias de la EAPB sin contrastarlas. Las frecuencias de la EAPB suelen venir de promedios nacionales o de la vigencia anterior de la misma IPS, cuando la demanda estaba contenida. La frecuencia que importa es la que las metas del contrato obligan a cumplir.
• No separar promoción y mantenimiento del resto. Las actividades de promoción y mantenimiento tienen metas con descuento y una lógica de cobertura; mezclarlas con la cápita de morbilidad esconde el costo real de cumplirlas.
• Olvidar la capacidad instalada. Una nota técnica puede demostrar que el contrato no paga lo que cuesta, pero también puede revelar que la IPS no tiene con qué cumplir las frecuencias que firmó. Las dos conclusiones son útiles antes de firmar; ninguna lo es después.

Qué pasa después de la firma

La nota técnica no termina en la mesa. Durante la vigencia, es la referencia contra la que se compara la ejecución: si la producción real supera las frecuencias pactadas, la IPS está subsidiando a la EAPB y tiene el argumento para renegociar; si queda por debajo, la IPS tiene un problema de cobertura que se convertirá en descuento por metas.

Por eso la secuencia es siempre la misma: primero el costo, luego el contrato, luego el seguimiento mensual. Cada paso usa el anterior.

Cuando una IPS nos dice que la cápita “no alcanza”, la primera pregunta es con qué costo lo está comparando. Casi nunca hay un costo propio detrás de la frase. Ese es el diagnóstico de costo frente a contrato.